פינוי ארכיון הוא פרויקט תפעולי שדורש יותר מהעמסת ארגזים. לפני שמוציאים קלסרים וניירת מהעסק יש להחליט מה נשמר, מה נסרק, מה מיועד לגריסה ומי מוסמך לאשר את הפינוי. תכנון מוקדם מצמצם טעויות ומאפשר לבצע את העבודה בלי לפגוע בשגרת המשרד.
מתי נדרש פינוי ארכיון?
השירות מתאים למעבר משרד, סגירת מחסן, סיום תקופת שמירה, מיון לאחר סריקה, פינוי חדר תיקים או צמצום שטחי אחסון. הוא יכול לכלול מספר ארגזים או ארכיון שלם הפרוס בין מדפים, חדרים וקומות.
שלב ראשון: מיון ואישור
העסק אחראי להחליט אילו מסמכים אינם נדרשים עוד. כאשר מדובר בחומר משפטי, חשבונאי, רפואי או במסמכי עובדים, מומלץ לקבל אישור מהגורם המקצועי המתאים לפני סימון החומר לפינוי.
איך מעריכים את היקף העבודה?
- סופרים ארגזים, קלסרים, שקים או מטרים של מדפים.
- מצלמים את אזור הארכיון ואת דרכי הגישה.
- מציינים קומה, מעלית, מדרגות וחניה.
- מעדכנים אם נדרש פירוק מדפים או טיפול בחומר שאינו נייר.
- קובעים מי מוסר ומאשר את החומר ביום הפינוי.
אריזה וסימון נכונים
כדאי להפריד באופן בולט בין חומר לגריסה לבין מסמכים שנשארים. אין להשאיר ערימות לא מסומנות באזור העבודה. כאשר הארכיון מפוזר, אפשר להכין רשימה לפי חדרים או מחלקות.
מה קורה לאחר הפינוי?
הטיפול בניירת מותאם לסוג השירות שנבחר: גריסה באתר הלקוח או איסוף לגריסה במפעל. אם יש מדיה אלקטרונית, יש לציין אותה בנפרד.
לקבלת הצעה מותאמת
כדי להתאים את העבודה, ציינו את כתובת האיסוף, הכמות המשוערת, סוג החומר ותנאי הגישה. אפשר לפתוח בקשת הצעת מחיר או להתקשר אל 072-299-5533.